Veel kantoren nog ongeschikt om te scrummen

Hebben we net onze draai gevonden in het nieuwe werken, flexwerken, thuiswerken, Activiteit Gerelateerd Werken en Lean, horen we op de werkvloer termen als Agile working en Scrummen. Het zijn termen die voor veel managers dagelijkse taal zijn maar die voor teamleden en facilitair medewerkers nogal eens een vaag begrip vormen. Tijd voor opheldering, want uit onderzoek (van KPMG) blijkt dat driekwart van de onderzochte bedrijven in Nederland en België verwacht dat ‘agile’ de komende jaren de nieuwe norm zal zijn. In Nederland werken Marktplaats, ING, TomTom, Coolblue, Tele2, KPN en Icemobile er al mee. Terecht enthousiasme?

Bij ‘agile’ projectmanagement (ook bekend als ‘scrummen’) kunnen projecten voortdurend worden bijgestuurd. Het Engelse woord ‘agile’ betekent letterlijk behendig, beweeglijk. De grondvesten zijn gelegd in het jaar 2001 in de Amerikaanse staat Utah waar 17 softwareontwikkelaars van verschillende bedrijven bij elkaar kwamen. De 17, waaronder de Nederlander Arie van Bennekum, legden hun nieuwe fliosofie vast in 6 regels en 12 principes. Die zijn voor iedereen te lezen in het openbare Agile Manifesto.

Er staan punten in als; aanpassingen verwelkomen, samenwerken met de opdrachtgever en binnen een paar weken leveren van werkende software. Toen was het een model voor IT-teams, nu wordt de methode steeds breder toegepast. Een team dat een project uitvoert met een agile-aanpak volgt niet zomaar de lijnen van de afgesproken opdracht maar gaat er al bij voorbaat van uit dat de omstandigheden tijdens het project veranderen. Zo is een verandering geen teleurstelling en weet het team hier flexibel op in te spelen zonder verlies van tijd of geld. Agile staat ook voor kort en cyclisch werken. 

Minder stress

Dat werken gebeurt in een multidisciplinair team waarin zowel ontwikkelaars als business bij elkaar komen. Tegelijkertijd is zowel de opdrachtnemer, de opdrachtgever en de klant of gebruiker vertegenwoordigd. Zo’n team van autonome individuen doet aan zelforganisatie en face-to-face conversatie, waarin vooral veel informatie gedeeld moet worden. Hoe is jouw voortgang? Wat heb je van de ander nodig? Hoeveel tijd kost dat? Iedere dag dien je je uit te spreken. Een manier waarin ook de introverte specialist zijn zegje moet doen, waarbij de extraverte salesmens echt wat heeft aan luisteren.

Een open communicatie die volgens sommigen raakt aan de basiswaarden van het boeddhisme. Uit de praktijk blijkt inderdaad dat het niet alleen de resultaten ten goed komt, maar werknemers stressvrijer en blijer zijn. Werknemers vragen er inmiddels zelf om. Wie talentvolle mensen zoekt kan met een goed functionerende agile-werkomgeving het verschil maken.

Het kantoor moet ook 'lenig' zijn

En toch gaat er vaak wat fout. Agile werken volgt een nauwgezet systeem bestaand uit vastomlijnde ceremonies. Daarbij horen specifieke technologische en communicatiefaciliteiten en plekken ingericht voor snelle en efficiënte agile-meetings. Medewerkers die agile werken willen op vaste plekken dichtbij elkaar zitten, dan weer uit elkaar en de voortgang van het proces delen op schermen en whiteboards. Ieder dag wordt afgetrapt met een Stand up. Eens in de 2 weken is er een Review, er zijn Retrospectives. Om een tijdplanning zo realistisch mogelijk te krijgen wordt er Poker gespeeld; ieder teamlid gooit de kaart met het cijfer op tafel die hem/haar passend lijkt. Zo moet je je wel uitspreken en zie je waar de afwijkingen zitten.

“Je hebt hiervoor een kantoor nodig dat ook ‘lenig’ is, mee verandert met de organisatie en de teams”, zegt Timo Westra, directeur van De Agile Kantoorinrichters. “Organisaties die kiezen voor Agile werken realiseren zich vaak niet hoezeer een inrichting de verandering kracht kan bijzetten. Je ziet dat een team dat begint met Agile werken daarom zelf wat inrichting bij elkaar zoekt en aan de slag gaat", zegt Westra.

Een kantoor dat in de afgelopen jaren net helemaal is ingericht volgens de principes van Het Nieuwe Werken staat ongeveer haaks op de ruimtelijke behoeftes van een agile-team. Het gevolg is dat de werkomgeving agile werken niet ondersteunt, waardoor de teams niet productief en inefficiënt werken. Een foute werkomgeving leidt tot onnodige vertraging, miskopen en misschien wordt agile wel helemaal als mislukt beschouwd. 

Het genot van de Done-kolom

Het gaat om whiteboards of zelfs whitewalls waarop post-its in vele kleuren van een kolom Planned naar In Progress naar Done of On Hold verhangen kunnen worden. Het genot om je taak in de Done-kolom te plakken moet groot zijn. Vaak is er een digitale muur voor een offshore teamlid in bijvoorbeeld India, of een camera die continu open staat. Er kunnen visuele of geluidsignalen gebruikt worden om voortgang te melden. Zo heeft het kantoor van TomTom een opstelling met de ruggen naar elkaar toe gekeerd zodat mensen geconcentreerd kunnen werken, maar snel bij elkaar aan kunnen rijden voor overleg. KPN heeft teamtafels ingericht voor 'pair programming', waar twee mensen met een eigen toetsenbord samen aan een code op een enkel scherm werken. 

De fases in het werkproces zijn zichtbaar, net zoals de werknemers zelf zichtbaar zijn. Ook als ze in India zitten. En ieder team heeft op ieder moment alle ruimtes voor zich beschikbaar, niet het enige punt waarop de agile-kantooromgeving sterk afwijkt van de vaak net afgeronde inrichting volgens het Nieuwe Werken. “Waren jullie maar eerder hier geweest, hebben we meerdere keren te horen gekregen”, vertelt Westra, die workshops agile-werkomgeving geeft en een scrumroom om het eens te proberen verhuurt. Agile-kantoorinrichting gaat meer dan over whiteboards en statafels over een werkomgeving die kan meebewegen met het team en de opdracht.

De werkvloer in perspectief

Onze vader zat 25 jaar lang achter een bureau in een werkkamer die hij deelde met een rokende collega. Twee keer per dag kwam juffrouw Jannie langs met de trolley vol drupkoffie. De eigen kamer werd een kantoortuin, met halfhoge muurtjes en met het koffiezetapparaat als hart van de zaak. Eindelijk baas over je koffie-inname, hoewel iedereen je behoeftes kon zien en tellen. De hele afdeling mocht meeluisteren met al je telefoongesprekken en erger nog, jij moest die van je collega’s aanhoren. Net als je even goed geconcentreerd in dat stuk zat.

De kantoortuin werd de flexwerkvloer. Dat betekende op tijd op kantoor zijn als je een beetje een lekkere werkplek wilde scoren. Je pennenbakje uit je tas halen om je bureau-van-de-dag nog enige persoonlijke smoel te geven, en daarna op zoek naar de collega waarmee je om 8:15 uur een afspraak in de digitale agenda hebt staan. Alleen de zitzakken zijn nog vrij voor het overleg. 

Dat is een beetje een gekscherende geschiedenis van kantoorinterieurs. Maar de werkomgeving is afgelopen 50 jaar flink onder handen genomen. Bovengenoemde interieurs zijn de fysieke weerslag van een verandering van organisatiestructuur in het bedrijfsleven. Het vervagen van hiërarchie en veranderingen van vrijheid en autonomie. Werknemers mogen steeds meer zelf kiezen in wat voor ruimte ze willen werken.

Het kantoor onderging cosmetische ingrepen met statusgevende designmeubels. Maar de mensen veranderden vaak niet mee. Werknemers begonnen zich te irriteren aan de steeds wisselende omgeving. Als je het zelf voor het zeggen had, had je kantoor er waarschijnlijk anders uitgezien. Thuis is de zithoek gewoon de zithoek gebleven, of het nou een verdiepte zitkuil of loungebank is ingevuld. De keuken is open of dicht, de slaapkamer heeft al dan niet een ligbad.

De ideale werkplek bestaat niet

Het is de - waarschijnlijk eeuwig durende - zoektocht naar de ideale werkomgeving. Waarbij we er langzaamaan achter komen dat deze niet bestaat. De ideale werkplek ziet er hoogstwaarschijnlijk steeds anders uit. Is agile werken slechts de zoveelste aanleiding om weer een nieuwe set meubels de werkvloer binnen te rijden? Bijna 60 procent van de bedrijven in Nederland en België geeft aan dat ‘agile’ projectmanagement dé manier is om flexibeler te kunnen opereren en voortdurend in staat te zijn in te spelen op veranderingen.

Toch zal de traditionele, fasegerichte watervalbenadering van het werkproces niet direct verdwijnen. Van de onderzochte bedrijven gaat 85 procent ervan uit dat de komende jaren sprake zal zijn van een hybride situatie waarbij benaderingen door elkaar heen zullen worden gebruikt.

Eén tip voor wie zich als een ervaren agile-werker wil voordoen: geeltjes pel je zijwaarts van het blokje af. Van onder naar boven scheuren levert opkrullende post-its op, en daar hebben 'agilisten' een hekel aan. De professional openbaart zich in de details.